การทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ Microsoft Word 2016

สำหรับคนที่ต้องการทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ให้กับลูกค้าในการประกาศต่างๆ อาทิเช่น อาจจะประกาศสินค้าใหม่ การทำจดหมายแนบ โดยทำการส่งหารายชื่อลูกค้าของเรา โดยลูกค้าเราอาจจะมีเป็น พัน – แสน คน ใครจะมานั่งส่งอีเมล์ที่ละคนถูกไหม โดยวันนี้ผมจะมาสอนการใช้ Microsoft Word ในการจัดการทำจดหมายเวียน หรือ อีเมล์เวียน ในการทำงาน โดยส่วนมากแผนกแอดมินจะเป็นคนทำ หรือ Sale ในแต่ละองค์กร โดยส่วนมากของผมบางทีก็ใช้เหมือนกันในส่งหาลูกค้าเล็กๆน้อยๆ คือลักษณะในการทำก็เหมือนกับเราที่เราทำจดหมายและเนื้อหาขึ้นมา จากนั้นตัวแปรก็เปลี่ยนแค่ว่าจะส่งหาใครก็เท่านั้น ยิ่งลุูกค้าเราเยอะๆก็สบายเราเลย แค่ทำ template มา

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการทำจดหมายเวียน อีเมล์

1. ไฟล์ Excel โดยมีทั้งหมด 3 คอลัมน์ และบันทึกเป็นไฟล์ Excel ปกติ

อาเช่น ลำดับ / ชื่อ นามสกุล / Email หรือจะมากกว่านี้ก็ได้นะครับ แต่ผมส่วนมากจะใช้แค่ 3 คอลัมน์

2. Email ในการส่ง ถ้าต้องการส่งอีเมล์ด้วย

*สำหรับคนที่ใช้ในองค์กร ต้องคุยกับ IT ด้วยว่า เราจะใช้ Email นี้ในการส่งอีเมล์หาลูกค้า อาทิเช่น sale@domain.com เพื่อ IT จะได้ปลดล๊อคการให้ส่งอีเมล์หาหลายๆคนภายใน 1 ชม เพราะบางคนอาจจะส่งหาลูกค้ามากกว่า แสนคน หมื่นคน ต่อ ชม. ทางภาษาไอทีเขาเรียกว่ากัน spam mail

สำหรับในตัวอย่างวันนี้จะทำการสร้างจดหมายเวียนในการส่งอีเมล์หาลูกค้าทั้งหมด ที่อยู่ email ในไฟล์ Excel

การทำจดหมายเวียน อีเมล์เวียน Microsoft Word 2016

ทำการเปิด Microsoft Outlook Account ที่จะทำการส่งอีเมล์ขึ้นมาก่อน เช่น sale@domain.com สำหรับคนจะทำการส่งจดหมายเวียนด้วย Email

1. ทำการเปิด Microsoft Word ขึ้นมา จากนั้นไปที่ Mailings > เลือก Start Mail Merge > เลือก Email Messages

สำหรับใครที่จะทำจดหมายให้เลือก Envelopers สำหรับทำหน้าปกจดหมาย

หรือ Letter สำหรับเอกสาาร

2. จากนั้นทำการพิมพ์ข้อความของเราลงไป

3. ทำการเพิ่มรายชื่อจาก File Excel

Select Use an Exciting List

เลือก Excel file จากนั้นเลือกไฟล์ รายชื่อบุคคลที่ผมให้ทำการเตรียมเอาไว้

4. จากนั้นเราคลิกเข้ามาดู Edit Recipient List

จากนั้นเราจะเห็นคอลัมน์ที่เราทำการสร้างเอาไว้จากใน File Excel ทั้งหมด

5. จากนั้นผมทำการพิมพ์ TO :

และผมทำการเลือก Insert Merge Field Name ตามคอลัมน์ในไฟล์ Excel มันก็จะเป็นตัวแปรกที่เราส่งหาชื่อลูกค้า

6. ทำการเลือก Send Email Messages

สำหรับใครที่เลือกเป็นเอกสาร ให้เลือก Printer Document แล้วก็ทำการปริ๊นเอกสาร

to : ให้เลือกคอลัมน์ Email

Subject line : เป็นหัวข้อในการส่งอีเมล์

ก่อนที่เราจะทำการกด OK เราต้องมั่นใจแล้วนะว่า จดหมายและเนื้อหาของเราถูก เพราะถ้ากด OK จะเป็นการส่งอีเมล์หาลูกค้าทันที

7. จากนั้นลูกค้าก็จะได้อีเมล์เราแบบนี้ โดยตรง TO : จะเปลี่ยนไปตามชื่อลูกค้า

เป็นยังไงกันบ้างครับ ง่ายไหมครับกับการทำจดหมายเวียน การทำจดหมายเวียนแบบส่งอีเมล์ โดยส่วนมากลูกค้าที่มีเยอะๆ พัน หมืน แสนคน เราคงไม่มานั่งทำเอกสารทีละคนละเนอะ โดยเราใช้ Function ใน Microsoft Word และ Microsoft Outlook ในการจัดการ โดยเราอาจจะทำใน Microsoft Office 2007 / 2010 / 2013 / 2016 ก็ได้เหมือนกันแล้วแต่สะดวกในการทำจดหมายเวียน แค่เมนูจะต่างๆกันนิดหน่อย แต่หลักการยังไงก้เหมือนกัน